Te presento 11 trucos propuestos por Google que te ayudarán a ahorrar tiempo con Google Docs y tus documentos de texto
Personalmente, siempre estoy buscando maneras de optimizar los flujos de trabajo. Seguro que a ti te pasa algo similar. Una de mis aplicaciones favoritas para redactar contenidos de texto como este artículo es Google Docs. Esta aplicación no deja de mejorar y añadir nuevas funciones, como la IA que resume documentos o el potente corrector ortográfico. Sin embargo, esta no son las únicas herramientas que te ayudarán a ahorrar tiempo cuando trabajas con tus documentos.
Google se ha encargado de recomendar a sus usuarios, especialmente los profesionales, once maneras de optimizar las tareas que desarrollan con Google Docs. Me han parecido tan buenas que en los siguientes apartados hablo de ellas y de las posibilidades que ofrecen a la hora de aumentar la productividad. ¡No te lo pierdas!
Aprovecha los chips inteligentes
Los chips inteligentes son una forma de añadir contenido dinámico sin levantar las manos del teclado
Optimiza tu colaboración con los chips inteligentes que te dan acceso a los bloques de construcción en Documentos de Google. Por ejemplo, gracias al chip del bloque notas de reunión, tus notas se forman automáticamente, incluyendo detalles como el nombre de la reunión, la fecha y los asistentes. Lo mejor de todo es que, cuando finaliza la reunión, los chips inteligentes toman el mando. Puedes mencionar a alguien, enlazar a un archivo o una ubicación, y un chip aparece, brindando información adicional al pasar el cursor.
Para agregar un chip inteligente, tan solo debes agregar el carácter arroba (@) y escribir el nombre del bloque que deseas añadir al documento. De esta manera tan simple, podrás crear documentos dinámicos y únicos con Google Docs.
Crea borradores de correos electrónicos y envíalos desde Docs
Otra manera de ser más eficiente con Google Docs es redactar correos y generar calendarios directamente desde un documento. ¿Prefieres perfeccionar tus mensajes antes de enviarlos? Con los bloques de creación, Borrador de correo electrónico y Borrador de evento de calendario, ahora es más fácil. Elabora y colabora en borradores en Documentos. Una vez pulidos, exporta el texto directamente a Gmail o Google Calendar.
Nuevamente, para invocar a esta función debes escribir @Borrador de correo o Borrador de calendario directamente en el cuerpo del documento. Completa el borrador en los espacios indicados, menciona a las personas colaboradores y coopera con ellas como es habitual en Google Docs. Finalmente, presiona en el icono de Gmail o de Calendar para iniciar la exportación.
Agregar información recurrente con los bloques personalizados
Google Docs también te permite diseñar bloques personalizados. ¿Te has dado cuenta de que siempre tienes que escribir vez tras vez fragmentos de texto específicos, como tu firma o biografía? En ese caso, lo mejor que puedes hacer es crear un bloqueo reutilizable para agregarlo tantas veces como quieras.
Debes saber que esta opción solo está disponible en algunas cuentas de Workspace para el trabajo o centros educativos. Así que por el momento, únicamente los usuarios que trabajen con Google Docs en estos entornos podrán habilitar esta función. Una vez se haya originado un bloque personalizado, simplemente hay que abrir el selector con la arroba @ y seleccionarlos en el listado.
Compara dos documentos de Google
Puedes comparar dos documentos de Google para ver cuáles son los cambios que se han aplicado entre ellos
Otra función que no debes perderte de Documentos de Google es la de Comparar documentos. La vas a encontrar en el apartado de Herramientas, en el menú superior de la aplicación. Selecciona el archivo de tu unidad de Google Drive que quieras comprar. Entonces, la aplicación generará un nuevo documento, resaltando las diferencias en rojo, lo que destaca cambios y posibles errores. En unos pocos clics habrás simplificado la comparación entre dos archivos.
Personaliza tu diccionario para ajustar el corrector a tus necesidades
Adaptar el corrector a tu estilo con la opción de personalización es otra buena idea para ahorrar tiempo con Documentos de Google. Sin importar el tipo de textos que manejes, es posible que optes por abreviar o usar palabras de tu propio argot. Lo único que debes hacer es acudir a Herramientas y seleccionar Diccionario personal. Agrega tus palabras personalizadas y el corrector dejará de señalarlas como incorrectas.
Agrega texto alternativo a las imágenes
Haz que los documentos sean más accesibles agregando el texto alternativo a las fotos
Otro consejo que viene directamente de Google es el de mejorar la accesibilidad de tus documentos al agregar texto alternativo a imágenes y gráficos en Google Docs. De esta manera, si trabajas con otros, todos los colaboradores podrán comprender el contenido, incluso aquellos que utilizan lectores de pantalla. Cada imagen cuenta con una descripción auditiva.
¿Cómo hacerlo? Haz clic derecho sobre la imagen, dibujo o gráfico y presiona en Texto alternativo. Entonces, escribe brevemente lo que aparece en la imagen para que todo el mundo pueda comprender bien de qué trata.
Inicia videoconferencias desde un documento de Google
El hecho de que Documentos de Google se ejecute en el navegador puede provocar que las pestañas se vayan acumulando. Si eres usuario de otros servicios, como Google Meet, el problema se agrava. Por eso, lo mejor es que, si quieres discutir con otros sobre el contenido del documento, inicies una videollamada directamente desde Docs.
Basta con presionar en el icono de Google Meet, situado junto al botón Compartir en la esquina superior derecha del documento. Desde allí, elige entre unirte a una reunión previamente programada, poner en marcha una nueva o ingresar un código. Una vez dentro de la videollamada, puedes presentar el documento mientras visualizas a los demás participantes en el margen derecho.
Traduce documentos enteros con un clic
Superar la barrera del idioma es muy fácil cuando traduces documentos completos con un solo clic en Google Docs. Lo único que tienes que hacer es ir a Herramientas y selecciona Traducir documento. Escoge el idioma deseado y obtén una copia traducida en pocos segundos. Esta funcionalidad es especialmente necesaria si trabajas con personas de otros países.
Reacciona con emojis
Así de fácil es reaccionar a un fragmento del texto con un emoji
Te sorprenderá saber el significado de cada uno de los emojis. Pero, dejando a un lado la curiosidad, no hay duda que estos iconos transmiten nuestras emociones a la perfección. Ahora puedes comunicar tu (des)aprobación sin palabras con reacciones de emojis en Google Docs. Al encontrar un comentario o sugerencia que te parece bien (o mal), puedes transmitir tus sentimientos sin tener que escribir un texto.
Si te interesa, tan solo coloca el cursor sobre el comentario y haz clic en el icono emoji. Despliega las opciones y elige tu reacción. También puedes añadir un emoji como comentario seleccionando el texto, clic derecho y seleccionando la opción Insertar reacción emoji.
Disfruta de una comunicación concisa pero expresiva. Simplifica tus interacciones con emojis, ¡déjales hablar por ti!
Usa el dictado para escribir por voz
Transforma tus palabras en texto con facilidad usando la función Escritura de voz en Google Docs. Cuando quieras estructurar tus ideas, habilita esta función y dilas en voz alta. Además, esta herramienta puede transcribir discursos o eventos en directo palabra por palabra, brindando un registro instantáneo de todo lo que se ha hablado. Así te puedes concentrar en lo que se está tratando y no tanto en tomar los apuntes pertinentes.
¿Cómo hacerlo? Abre un archivo, selecciona Herramientas y elige Escritura de voz. Aparecerá un icono de micrófono en el margen izquierdo. Cuando estés listo, activa el micrófono y Docs convertirá tus palabras en texto directamente en el documento.
Cita las fuentes que has usado para elaborar el documento
Agrega citas automática o manualmente a tus documentos para ofrecer contexto a tus lectores
Finalmente, es posible ahorrar tiempo en la elaboración de tus documentos al citar fuentes con la ayuda del generador de citas en Google Docs. Evita el tedioso proceso que es hacerlo manualmente, lo que puede ser igual de extenso que redactar el artículo. Con el generador, puedes incorporar fácilmente citas en los estilos MLA, APA o Chicago.
Accede a Herramientas y selecciona Citas. Elige un estilo y añade las fuentes pertinentes. Observa cómo el generador automático incluye las citas en tu documento.
Fuente info
Autor: Edgar Otero
[su_divider]